La industria aeronáutica global tiene una importante cantidad de roles que no parecen llevarse las luces principales. Pero más allá del glamour de pilotos y tripulantes, hay una posición que tiene tanta importancia como la que vuela: el despachador de vuelo, el verdadero «capitán en tierra». 

Para comentar algunas de las características principales de la relevancia del despachador, charlamos con Deniece Nicholas, directora del Centro de Control de Operaciones de Copa Airlines, compañía que por el rol que cumple en conectar casi 80 ciudades del continente americano desde su hub en el aeropuerto de Tocumen de Panamá, necesita que todo funcione con la precisión de un reloj suizo. 

«Un despachador es responsable de planificar, coordinar y evaluar diversos aspectos relacionados con la operación de los más de 330 vuelos diarios, antes de su despegue y durante el vuelo», dice Nicholas. «El despachador tiene la responsabilidad -entre otras- de planificar la carga, la ruta y realizar un seguimiento del vuelo, proporcionando información a la tripulación que está en el aire”, continúa. 

En Copa Airlines, los despachadores trabajan en el Centro de Control de Operaciones (SOCC), en el que se apoyan en tecnología de última generación para poder realizar sus tareas. Sin esa tecnología, hacer el seguimiento de operaciones en un escenario tan complejo como el Hub de las Américas sería extremadamente difícil. En el SOCC, 28 despachadores llevan adelante las operaciones de Copa: 56% de ellos son hombres y 44% mujeres, una distribución saludable en una industria mayoritariamente masculina. 

«Un despachador de vuelo juega un papel crucial en la coordinación de estos vuelos para garantizar su eficiencia y seguridad», agrega Nicholas.  

¿Qué se requiere para ser despachador de vuelo en Copa Airlines? 

Para trabajar de despachador en Copa Airlines, el primer requisito es la licencia emitida por la autoridad de aviación civil. Esta licencia debe ser renovada periódicamente, por lo que implica entrenamientos recurrentes, certificaciones y exámenes de aptitud médica. 

Claro que el proceso para convertirse en despachador tiene etapas: más allá del conocimiento teórico, existe un requisito de horas de práctica para la obtención del título y la licencia habilitante. Luego, los aspirantes inician su camino como «Load Planner», que administran la carga que transportará el avión.  

El paso siguiente, demostrada la idoneidad como Load Planners, será ascender al rol de Despachador, que es quien planifica la ruta, verifica cuestiones operativas y se encarga de validar la distribución de peso de la aeronave previa al despegue. 

El valor del trabajo de despachador en el éxito de la aerolínea 

El foco del rol del despachador está en cuatro pilares: safety, seguridad de los pasajeros, puntualidad y eficiencia. Si bien la prioridad siempre será la seguridad operacional, un beneficio adicional de un trabajo bien hecho es la puntualidad en la programación. 

«Los despachadores de vuelo son el primer eslabón en la planificación y coordinación de cada vuelo. Desde la distribución equilibrada de la carga y la evaluación de la meteorología hasta la planificación de la ruta y el seguimiento del vuelo, ellos garantizan que todo esté listo y coordinado para que los vuelos salgan a tiempo», dice Nicholas.  

Los desafíos propios de la región 

La directora del SOCC dice que hay varias cuestiones que hacen que los despachadores no tengan un día igual al siguiente: «No es fácil anticipar y pronosticar con precisión la meteorología, especialmente en áreas tropicales donde las lluvias y tormentas pueden ser impredecibles.» 

Nicholas añade que un despachador debe prepararse para lidiar con eventos imprevistos, como erupciones volcánicas que emiten cenizas que son un peligro para la aviación, y cierres o restricciones en los espacios aéreos, que pueden complicar y congestionar las rutas de vuelo.  

«Estos eventos pueden aumentar la carga de trabajo de los despachadores y requerir decisiones rápidas para garantizar la seguridad y eficiencia de los vuelos. A pesar de contar con herramientas de pronóstico y apoyo, los pronósticos meteorológicos en regiones tropicales siguen siendo un desafío», agrega. 

Capacitación integral para garantizar el éxito 

 La aerolínea invierte en la educación continua y recurrente de sus despachadores: al ser una posición regulada, deben completar actualizaciones anuales y capacitaciones continuas en áreas como seguridad, comunicación, manejo de riesgos y trabajo en equipo. 

Además de ese entrenamiento obligatorio, Copa ofrece academias y programas de desarrollo profesional para sus empleados. Así, pueden acceder a cursos de inglés, ciencia de datos y distintas formaciones complementarias a sus roles.  

«En los últimos 5 años, 3 despachadores avanzaron a la posición de pilotos, y notablemente, 2 de ellos han sido mujeres”, comenta Nicholas. “Contamos con colaboradores que comenzaron en posiciones de nivel inicial, como practicantes o estibadores en la rampa, y que luego progresaron para convertirse en despachadores de vuelo, pilotos o incluso gerentes en áreas clave como el Centro de Control de Operaciones. Esta historia de crecimiento demuestra el compromiso de Copa Airlines en fomentar el desarrollo profesional y el avance de sus colaboradores a lo largo del tiempo”, destaca. 

El despachador, en primera persona

Esa historia de crecimiento es la historia de Minashky Parker, que ingresó a Copa hace más de 14 años y hoy se desempeña como Analista Senior de Despacho, y la de Miguel Mazza, que llegó a la compañía en 2017 y hoy comparte el rol con Parker. 

«Yo estaba estudiando en la Universidad Tecnológica de Panamá, en la carrera de administración de aviación. En ese momento, no tenía mucha idea sobre el trabajo de un despachador de vuelo: para mí, la aviación se reducía a pilotos y controladores”, cuenta Minashky.  

«Pero había algunas materias adicionales que me interesaban, así que decidí obtener un título técnico. La universidad nos pidió nuestros currículos para enviarlos a Copa Airlines. Así que fui a una entrevista de prácticas. Acepté la oferta para ver qué era exactamente lo que hacían. Así que comencé como asistente de despacho en mayo de 2010, después de completar mis prácticas profesionales. En mayo de 2013, se abrió la oportunidad de ascender a despachador», agrega.  

«Entré en junio de 2017, pero inicialmente comencé como practicante mientras estaba cursando mi carrera de técnico despachador. Durante mi período de prácticas, mis supervisores notaron mi trabajo y decidieron ofrecerme una posición permanente como despachador de vuelo», detalla por su parte Miguel Mazza.  

El crecimiento profesional viene acompañado de un crecimiento personal, dicen ambos. «Estas responsabilidades no solo me permitieron crecer profesionalmente, sino que también me enseñaron la importancia de aprender algo nuevo cada día y estar constantemente buscando maneras de mejorar. Trabajar en un equipo diverso, con diferentes orígenes y conocimientos, pero unido en un propósito común, me ha enseñado la importancia de la adaptabilidad», agrega Mazza. 

«Cada vez que inicio un turno en Copa, lo primero que hago es recibir un briefing del turno anterior para entender qué ha ocurrido y qué está por venir. Aunque pueda tener el mismo vuelo todas las semanas, nunca habrá dos días iguales en el despacho», nos cuenta Minashky. 

Y agrega: «Recibo información sobre los vuelos que gestionaré en mi turno y me concentro en los destinos del norte, sur y Centroamérica. Mi enfoque principal es la seguridad, por lo que reviso minuciosamente la información aeronáutica que pueda afectar nuestros vuelos.» 

Para Mazza, la experiencia es similar: «Después de revisar todos los vuelos asignados para despachar, suelo identificar aquellos que requieren un tratamiento más detallado debido a la naturaleza de su destino. Estos vuelos demandan una atención especial.» 

«Además, me aseguro de verificar la operatividad de los componentes del avión, ya que cualquier inoperatividad puede afectar la posibilidad de volar a ciertos destinos. Detectar estos problemas a tiempo me permite comunicarme con el gerente en turno para realizar cambios de equipo y evitar posibles retrasos en los vuelos”, detalló. 

«También monitoreo la meteorología en todo el mundo, especialmente en América, para identificar posibles tormentas u otros fenómenos que puedan afectar nuestras rutas. Analizar estos datos meteorológicos es una parte importante de mi proceso de planificación”. La comunicación efectiva, como destaca Minashky, es esencial, especialmente durante el traspaso de turno, para garantizar una operación fluida y segura. 

Aprendizaje y Crecimiento: Consejos para quienes quieren ingresar al mundo de los despachadores de vuelo 

«Mi principal consejo sería reconocer que ser despachador va más allá de simplemente crear una agenda de vuelos. Cada día es diferente y desafiante, desde analizar las condiciones climáticas para vuelos a destinos cambiantes hasta adaptarnos a las nuevas tecnologías que mejoran nuestra eficiencia. Incluso si alguien aspira a convertirse en piloto en el futuro, comenzar como despachador proporciona una base sólida y una ventaja invaluable en el entendimiento operacional de la industria de la aviación”, dice Parker.   

Para Miguel, lo importante es mantenerse firme en los momentos complejos: “Recuerdo claramente los primeros meses de mi carrera como despachador, cuando me enfrenté a numerosos vuelos difíciles y momentos de duda. En esos momentos, algunos compañeros sugirieron que cambiara de turno para evitar situaciones estresantes, pero decidí mantenerme firme y enfrentar los desafíos con determinación.» 

«Como dije una vez, ‘ningún marinero se ha vuelto experto en aguas tranquilas’. Por eso, mi consejo para quienes aspiran a una carrera en la industria de la aviación es que se atrevan a sumergirse por completo en el aprendizaje y el crecimiento profesional”, señala Mazza. 

“Acepten los desafíos que se presenten y manténganse fuera de su zona de confort, ya que es ahí donde verdaderamente se desarrolla la experiencia y se alcanzan nuevas alturas. A medida que adquieran conocimientos y experiencia, encontrarán una pasión cada vez mayor por este fascinante campo”, concluye. 

Para estos desafíos, tanto Copa Airlines como la industria en general necesita de más profesionales que decidan desempeñarse como Despachador de Vuelo, posición para la que suele haber búsquedas permanentes, representando una excelente puerta de entrada al mundo de la aviación.